Mnogi privatni korisnici ili zaposlenici poduzeća suočeni su s činjenicom da dokumente pohranjene na računalu treba nekako strukturirati, brzo prenijeti ili postaviti za opći pristup. To nije uvijek moguće provesti stvaranjem lokalne mreže, jer u nju ne mogu biti uključeni svi uređaji. Posebno se u takvim situacijama preporučuje uporaba elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima (EDMS). Takvi programi pružaju jedinstveni skup funkcija koje uvelike pojednostavljuju zadatak upravljanja datotekama različitih formata.
Predlažemo da pregled započnemo s cjelovitim Microsoftovim rješenjem pod nazivom SharePoint. Riječ je o zbirci softvera pod punim nazivom Microsoft SharePoint Products and Technologies. Sadrži nekoliko komponenata odjednom odgovornih za organizaciju suradnje, koje predlažemo detaljnije pročitati na službenim web stranicama Microsofta, jer su programeri opisali ovaj problem što je detaljnije moguće. Ova se komponenta u obliku SharePoint Server može instalirati samo na operativni sustav Windows Server, a interakcija sa svim ostalim komponentama odvija se putem Interneta. Nećemo se usredotočiti na instalacije, jer to najčešće čine sistemski administratori tvrtki.
Glavna svrha SharePointa je stvaranje web mjesta koja zaposlenicima jedne ili više tvrtki omogućuju zajednički rad. Dokumenti i razne datoteke prenesene na web mjesto bit će javno dostupni ili je razina pristupa konfigurirana za svaku od njih zasebno. Korisnici manipuliraju svim tim objektima pomoću elemenata sučelja. Prijenos, uređivanje i drugo upravljanje temeljnom infrastrukturom dokumenata odvija se putem besplatne aplikacije Microsoft SharePoint Foundation koja je dio sustava Windows Server. Kao što vidite, razmatrana komponenta prilično je složena i često se koristi samo u velikim tvrtkama, gdje je posebno angažirana osoba odgovorna za postavljanje softvera i njegov ispravan rad, pa nismo razgovarali o apsolutno svim mogućnostima ovog skupa alata.
Preuzmite Microsoft SharePoint proizvode i tehnologije sa službenog web mjesta
FossDoc
FossDoc je još jedno rješenje koje se sastoji od niza različitih komponenata koje rade na osnovi klijent-poslužitelj. Predlažemo da se ukratko pozabavimo svakim od njih kako bismo znali o namjeni i važnosti svih komponenata:
- FossDoc poslužitelj - je poslužitelj i pruža logistiku za programe i drugi poslužitelj koji obavlja funkciju sustava upravljanja bazom podataka. Postoje dodatni moduli koji se mogu povezati s ovim poslužiteljem. Oni određuju samo ponašanje sustava, postavljajući dodatna pravila i proširujući mogućnosti.
- Web poslužitelj - jedan od modula koji se spaja na aplikacijski poslužitelj. On je taj koji vam omogućuje interakciju sa svim programima i datotekama putem web preglednika instaliranog na vašem računalu.
- Baza podataka... Bilo koji popularni podržani softver, kao što je Microsoft SQL Server ili Oracle, može se instalirati kao baza podataka. U sebi pohranjuje apsolutno sve informacije koje korisnici učitavaju u program.
- Klijent FossDoc - najvažnija komponenta za prosječnog korisnika, budući da je dizajnirana za povezivanje s poslužiteljem i obavljanje svih potrebnih zadataka na njemu, na primjer, čitanje datoteka, njihovo uređivanje, preuzimanje ili brisanje. Klijent je implementiran kao redoviti program s grafičkim sučeljem. Njegov prozor možete vidjeti na donjoj snimci zaslona.
- Web klijent FossDoc Je li još jedna važna aplikacija koja implementira sve isto što i obični klijent, samo u pregledniku, pružajući korisniku sve potrebne alate i izbornike za rad s datotekama.
- FossDoc Administrator... Posljednja klijentska aplikacija koja bi trebala biti dostupna samo administratoru koji upravlja cjelokupnim protokom dokumenata. Kroz njega se stvaraju korisnički računi, konfigurira se razina pristupa i povezuju pojedinačne opcije.
Zahvaljujući FossDocu ne možete samo upravljati dokumentima koji su stvoreni u drugim programima, već i sami dodavati razne obrasce pomoću ugrađenih opcija.Primjerice, ovdje se službene narudžbe izrađuju bez ikakvih problema pomoću standardiziranih obrazaca, dopisivanje se vrši putem ugrađenog modula i prikazuju evidencije o registraciji. Što se tiče samog upravljanja dokumentima, u FossDocu se to vrši u odgovarajućem klijentu ili putem web stranice, kao što već znate iz gornjih podataka. Datoteke su navedene kao stablo za lakše snalaženje u direktorijima. Obično je popis dokumenata pohranjenih na poslužitelju vrlo velik, pa ga morate razvrstati na sve moguće načine. Za to FossDoc ima mogućnost dizajna koja vam omogućuje jednostavnu kategorizaciju objekata ili ručno stvaranje distribucije.
Preuzmite FossDoc sa službene web stranice
XPages Dynamic
Sljedeće rješenje, nazvano XPages Dynamic, jednako je napredno kao i prethodno spomenuto. Njegova je osobitost u fleksibilnoj konfiguraciji koja omogućuje optimizaciju sustava elektroničkog upravljanja dokumentima za određenog kupca. U standardni XPages Dynamic paket ugrađeni su brojni grafički programi i moduli. Upoznajmo ih detaljnije koristeći isti gore spomenuti primjer:
- Osoblje... Ime prve prijave već govori samo za sebe. Omogućuje vam održavanje stola osoblja, pregled popisa dostupnih i zauzetih slobodnih mjesta, uzimanje u obzir radnog iskustva apsolutno svakog zaposlenika i kontrolu osobnih dosjea svih zaposlenika, uključujući njihovo uređivanje.
- Kontakti... Dizajniran za spremanje važnih podataka vezanih uz adrese, brojeve telefona i e-poštu dobavljača, kupaca i partnera. Ovdje se bilježe kartice svih ugovornih strana i može se izvršiti brzo pretraživanje podataka zahvaljujući ugrađenoj opciji.
- Vanjska korespondencija... Ova se aplikacija smatra najvažnijom za cirkulaciju dokumenata, jer se putem nje primaju dolazni dokumenti, registriraju se odlazni obrasci i pretražuju i uređuju svi pohranjeni podaci. Imajte na umu da se brzo traženje potrebnog obrasca može provesti čak i pomoću crtičnog koda.
- Interni dokumenti ORD-a... Programeri predlažu upotrebu zasebne aplikacije kao modula za korisnike s proširenom razinom pristupa. Njegova je funkcionalnost usmjerena na interakciju sa svim primarnim računovodstvenim, financijskim, planskim dokumentima, trgovinom, osobljem i ostalim vrijednosnim papirima.
- Ugovori... Sadrži sve potrebne opcije za rad s ugovorima bilo kojeg formata, a također kontrolira pristup dokumentima različitih vrsta. Korisnik koji ima pristup ovoj poslovnoj aplikaciji može stvarati događaje i događaje, slati obavijesti svim zaposlenicima, sortirati podatke i nadgledati poštivanje ugovora.
- Imenici... Još jedna komponenta koja je izravno povezana s tijekom rada, jer se ovdje pohranjuju apsolutno sve datoteke. Razvrstani su prema različitim vrstama, a raspored je napravljen u obliku hijerarhije. Ova komponenta korektno komunicira sa svim gore opisanim softverom.
Upravo ste saznali o svim komponentama koje čine XPages Dynamic. Sada morate detaljnije proučiti njihovu interakciju čitajući upute programera na službenoj web stranici. Tako sami možete odlučiti je li ovaj sustav elektroničkog upravljanja dokumentima prikladan za vas i vrijedi li ga uopće kupiti kao kompleks trajne upotrebe.
Preuzmite XPages Dynamic sa službene stranice
DIREKTUM
DIRECTUM je profesionalni i skupi softver za sve tvrtke koje zanima automatizacija protoka dokumenata. Ovdje možete stvoriti dokumente na temelju gotovih predložaka ili ih preuzeti s e-pošte. Što se tiče papirnatih dokumenata, oni će biti premješteni u aplikaciju odmah nakon završetka skeniranja.Za velike tvrtke bit će relevantno rješenje DIRECTUM Ario, koje radi na tehnologiji strojnog učenja. Automatski sortira svu primljenu dokumentaciju i izrađuje odgovarajuće kartice. Na službenim stranicama programeri su čak opisali povrat ove komponente za tvrtke različitih razina.
Sve dodane datoteke smještene su u jedno spremište i mogu se spremiti u različite mape, jer korisnik komunicira samo s izravnim vezama. Sam popis mapa u početku nedostaje, a njegovo stvaranje ovisi o samim zaposlenicima, jer je izrađen isključivo prema osobnim željama i ovisno o formatu tvrtke. Može biti neograničen broj takvih direktorija s određenom razinom pristupa. Svaki obrazac ima svoj vlastiti životni ciklus, nakon čega se automatski premješta u arhivu ili briše. Ovo je konfigurirano za svaku vrstu dokumenta zasebno, što vam omogućuje da uvijek održavate samo ažurni popis sažetaka i da ne začepite pohranu nepotrebnim podacima koji se mogu brisati samo ručno. Zahvaljujući user-friendly sučelju i ugrađenim opcijama, potraga za karticama je također znatno ubrzana, a jedinstveni crtični kôd se može skenirati za brzi skok do dokumenta. Kliknite vezu u nastavku da biste istražili osnovnu prezentaciju DIRECTUM-a i naručite detaljnu za svoju organizaciju ako ste zainteresirani za ovaj softver.
Preuzmite DIRECTUM sa službene web stranice
elDoc
Kao što ste već shvatili, svi programi tijeka rada o kojima želimo razgovarati u današnjem članku su profesionalni. elDoc u tom pogledu nije iznimka, jer su njegovi programeri stekli dobru reputaciju na svjetskom tržištu upravo zahvaljujući ovom rješenju. Sadrži sve iste komponente o kojima smo ranije govorili, ali njihova je primjena jedinstvena i pogodna za tvrtke različitih smjerova i veličina. Administratoru koji komunicira s elDocom definitivno će se svidjeti ugrađeni konstruktor, jer ne samo da će pomoći brzoj izgradnji novih ruta i dodavanju obrazaca dokumenata, već će pomoći u suočavanju sa zadatkom bez uključivanja nezavisnih programera. Prosječni korisnik dobit će prikladno i jednostavno sučelje s pristupom pohrani u bilo koje doba dana.
Uz to, elDoc će pojednostaviti automatizaciju rutinskih procesa povezivanjem modula TaskBot. Kreatori govore o njegovom radu tijekom prezentacije, a uz ovu aplikaciju nude i probno razdoblje. Predmetni softver podržava neograničen broj korisnika koji mogu istodobno raditi, mogu povezati razne programe pomoću administrativne ploče i sposoban je čitati crtične kodove smještene na dokumentima, što ga čini jednostavnim za pronalaženje. Što se tiče dodavanja i uređivanja dokumenata, ovdje se ova opcija implementira na isti način kao i u drugi softver o kojem smo već ranije govorili. Imajte na umu da je prema sučelju jezik sučelja u elDoc postavljen na ukrajinski, ali ako želite, možete ga promijeniti na ruski, engleski ili bilo koji drugi s dostupnog popisa.
Preuzmite elDoc sa službene stranice
Alfresco
Alfrescov softver za upravljanje dokumentima može vam pomoći u kontroli sadržaja vaše tvrtke putem transparentnog upravljanja informacijama i učinkovite usklađenosti s GDPR-om, što izravno prelazi u opipljive poslovne koristi, štedeći ne samo vrijeme, već i novac. Alfresco će omogućiti ne samo prijenos dokumenata koji se nalaze u lokalnoj pohrani ili u profilu e-pošte, ovo rješenje također podržava trenutno skeniranje s potpunim hvatanjem podataka i automatskim razvrstavanjem, kao i pruža razne mogućnosti implementacije. Uz to, umjetna inteligencija s funkcijama strojnog učenja pomaže u upravljanju datotekama. Zahvaljujući njemu vrši se brzo sortiranje, pametno pretraživanje i punjenje karata.Vremenom ova tehnologija djeluje sve bolje i bolje jer sama uči.
Alfrescovi bogati modeli metapodataka ili svojstva mogu se koristiti za automatsko premještanje dokumenata kroz namjenski postupak upravljanja karticama ili životni ciklus. Ugrađene radne aplikacije olakšavaju pregled i odobravanje dokumenata, a ručno definiranje procesa može pojednostaviti bilo koji sadržajno intenzivan rad, što uvijek pozitivno utječe na radnu učinkovitost. Prilikom instaliranja Alfresca, svi zaposlenici poduzeća odmah će se povezati u jedan lanac i moći će međusobno komunicirati bez ikakvih problema. Ako je potrebno, administrator samostalno postavlja razine pristupa, konfigurira direktorije i integrira aplikacije. Ako ste zainteresirani za ovaj softver, preporučujemo vam da se upoznate s njegovom probnom verzijom i tek onda razmislite o kupnji kako biste bili sigurni da softver udovoljava vašim zahtjevima.
Preuzmite Alfresco sa službene web stranice
INTALEV: Korporativno upravljanje 7
INTALEV: Korporativno upravljanje 7 složen je softver čija je glavna funkcionalnost usmjerena na automatizaciju poduzeća različitih formata. Zahvaljujući ovom sustavu možete upravljati zaposlenicima i klijentima, što također podrazumijeva prikladan tijek rada. Programeri pozicioniraju svoj proizvod upravo kao alat upravljanja, jer on može kontrolirati apsolutno sve faze poslovanja, od planiranja i narudžbi do obrade primljenih sredstava i ugovora. Kada kupuju INTALEV: Corporate Management 7, programeri odabiru module u skladu s kupcem, pružajući mu sve potrebne programe s preliminarnom konfiguracijom.
Što se tiče izravne interakcije s dokumentima, kreatori su dodijelili zasebne module za različite objekte, na primjer, prilikom sklapanja ugovora koristi se poseban izbornik, a sortiranje se također događa automatski. Dolazni dokumenti mogu se preuzeti s lokalne pohrane, kao i putem e-pošte ili skenera. INTALEV: Enterprise Management 7 je lako skalabilan, što vam omogućuje povezivanje neograničenog broja računa i uvijek proširivanje pohrane ako životni ciklus datoteka ne dopušta da ih sve istovremeno bude u ispravnom stanju. Kao i bilo koji drugi softver ove razine, kupuje se prema unaprijed planiranoj narudžbi i pregovorima s programerima. Detaljnije informacije o tome možete saznati na službenoj web stranici klikom na sljedeću poveznicu.
Preuzmite INTALEV: Corporate Management 7 sa službene web stranice
DocsVision
DocsVision posljednji je složeni softver o kojem želimo razgovarati u današnjem postu. Njegova je osobitost u činjenici da su programeri pokušali smanjiti prag ulaska što je više moguće i za obične korisnike i za administratore koji će konfigurirati sustav za ispravan rad. Krenimo od običnih korisnika i napominjemo da kreatori osiguravaju da u potpunosti razumiju sučelje i da nije potrebna dodatna obuka za zaposlenike. Administrator će proći bez znanja programskih jezika, jer je čitav kompleks sastavljen od već aktivnih aplikacija, kojih je deset.
Kad tijekom prezentacije upoznate DocsVision, možete samostalno odabrati sve kupljene module. Za tijek rada svakako vrijedi povezati sva glavna rješenja, veliku arhivu i ugovorni tijek rada, ako tvrtka vodi evidenciju o takvim vrstama kartica. Sve ostale komponente preporuke su za velika poduzeća u kojima nema dovoljno ljudske snage za obradu velike količine informacija. Kao i u drugim slučajevima, programeri DocsVision održavaju prezentaciju svog softvera, gdje možete postaviti sva svoja pitanja i odlučiti hoćete li ovaj softver kupiti trajno.Dostupno je i besplatno probno razdoblje koje će vam pomoći da se upoznate s osnovnim funkcijama DocsVisiona.
Preuzmite DocsVision sa službene stranice
Danas smo razgovarali o većini elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima. Kao što vidite, svi su usmjereni na profesionalnu publiku, distribuiraju se uz naknadu i predstavljeni su u obliku složenih alata. Izboru takvog softvera mora se pristupiti sa svim odgovornostima, jer je to zapravo ulaganje u razvoj tvrtke i povlači određene posljedice. Ako odaberete pravu mogućnost, posljedice će biti samo pozitivne, a postupak upravljanja svim aspektima poslovanja pojednostavljen.