Radi lakšeg rada s velikim brojem podataka u tablicama, oni se stalno moraju naručiti prema određenom kriteriju. Osim toga, za ispunjavanje određenih ciljeva, ponekad nije potreban cijeli niz podataka, već samo pojedinačne linije. Stoga, da ne bi bilo zbunjeno s ogromnom količinom podataka, bilo bi racionalno organizirati podatke i filtrirati druge rezultate. Doznajemo kako razvrstati i filtrirati podatke u programu Microsoft Excel.

Jednostavno razvrstavanje podataka

Razvrstavanje je jedan od najprikladnijih alata pri radu u programu Microsoft Excel. Uz to, možete urediti redove tablice abecednim redom, prema podacima koji su u ćelijama stupaca.

Poredak podataka u programu Microsoft Excel možete sortirati pomoću gumba "Sortiraj i filtriraj" koji se nalazi na kartici "Početna" na vrpci u alatu "Uredi". No, prije svega, moramo kliknuti bilo koju ćeliju stupca pomoću kojeg ćemo razvrstati.

Na primjer, u donjoj tablici trebate sortirati zaposlenike abecednim redom. Idemo u bilo koju ćeliju stupca "Naziv" i kliknite na gumb "Poredaj i filtriraj". Da biste razvrstali imena po abecedi, s popisa koji se pojavljuje, odaberite stavku "Poredaj od A do Z".

Razvrstavanje od A do Z u Microsoft Excelu

Kao što vidite, nalaze se svi podaci u tablici, prema abecednom popisu imena.

Završetak sortiranja od A do Z u Microsoft Excelu

Da biste sortirali obrnutim redoslijedom, na istom izborniku odaberite gumb Sort from I to A. "

Razvrstavanje od I do A u Microsoft Excelu

Popis je preuredjen obrnutim redoslijedom.

Razvrstavanje od I do A u programu Microsoft Excel je dovršeno

Valja napomenuti da je ova vrsta razvrstavanja naznačena samo u formatu tekstualnih podataka. Na primjer, s numeričkim formatom označeno je sortiranje "Od minimalnog do maksimuma" (i obrnuto), a za format datuma - "Od starog do novog" (i obrnuto).

Razvrstavanje iz novo u staro u programu Microsoft Excel

Prilagođeno sortiranje

No, kao što vidimo, s navedenim vrstama sortiranja za jednu vrijednost, podaci koji sadrže imena iste osobe usklađeni su unutar raspona u proizvoljnom redoslijedu.

A što ako želimo sortirati imena po abecednom redoslijedu, ali na primjer, ako se ime podudara, napravite podatke sortiran po datumu? Za to, kao i za upotrebu nekih drugih značajki, sve u istom izborniku "Sortiranje i filtriranje", moramo ići na stavku "Prilagođeno razvrstavanje ...".

Idite na prilagođeno razvrstavanje u programu Microsoft Excel

Nakon toga otvara se prozor s postavkama vrste. Ako u tablici postoje zaglavlja, imajte na umu da u ovom prozoru mora postojati kvačica pored parametra "Moji podaci sadrže zaglavlja".

Prozor prilagođenog razvrstavanja u programu Microsoft Excel je dovršen

U polju "Stupac" označavamo naziv stupca kojim se razvrstavanje izvodi. U našem slučaju, to je stupac "Ime". Polje "Razvrstavanje" označava vrstu sadržaja koji će biti poredani. Postoje četiri opcije:

  • vrijednosti;
  • Boja ćelije;
  • Boja fonta;
  • Ikona ćelije.

No, u velikom broju slučajeva koristi se stavka "Vrijednosti". Postavljena je prema zadanim postavkama. U našem slučaju koristit ćemo i ovu stavku.

U stupcu "Narudžba" moramo odrediti u kojoj će se redoslijedu nalaziti podaci: "Od A do Z" ili obrnuto. Odaberite vrijednost "Od A do Z".

Postavke razvrstavanja u programu Microsoft Excel

Dakle, postavili smo razvrstavanje prema jednom od stupaca. Da biste prilagodili razvrstavanje prema drugom stupcu, kliknite gumb "Dodaj razinu".

Dodavanje nove razine razvrstavanja u Microsoft Excel

Pojavljuje se još jedno polje, koje treba popuniti kako bi se poredali po drugom stupcu. U našem slučaju, do stupca "Datum". Budući da je format datuma postavljen u podatke o ćeliji, u polju "Narudžba" postavljamo vrijednosti koje nisu "Od A do Z", ali "Od starog do novog" ili "Od novoga do starosti".

Na isti način, u ovom prozoru možete konfigurirati, ako je potrebno, i poredati po drugim stupcima u redoslijedu prioriteta. Kada su sve postavke učinjene, kliknite gumb "OK".

Spremanje postavki razvrstavanja u programu Microsoft Excel

Kao što vidite, sada u našem tabelu svi se podaci razvrstavaju, prije svega po imenima zaposlenika, a zatim prema datumima plaćanja.

Izvršeno je sortiranje u Microsoft Excelu

No, to nije sve značajke prilagođenog sortiranja. Po želji, u ovom prozoru možete postaviti razvrstavanje ne po stupcima, nego po redcima. Da biste to učinili, kliknite gumb "Opcije".

Idite na mogućnosti sortiranja u programu Microsoft Excel

U otvorenom prozoru mogućnosti sortiranja, prebacite prekidač iz "Raspon raspona" u položaj "Područje stupaca". Kliknite gumb "OK".

Mogućnosti u programu Microsoft Excel

Sada, analogno prethodnom primjeru, možete unijeti podatke za sortiranje. Unesite podatke i kliknite gumb "U redu".

Redoslijed po redak u Microsoft Excelu

Kao što možete vidjeti, nakon toga, stupci se izmjenjuju prema unesenim parametrima.

Rezultati sortiranja po retku u programu Microsoft Excel

Naravno, za našu tablicu, uzeto za primjer, upotreba sortiranja s promjenom lokacije stupaca nije osobito korisna, ali za neke druge tablice ova vrsta sortiranja može biti vrlo prikladna.

filter

Osim toga, u programu Microsoft Excel postoji funkcija filtriranja podataka. Omogućuje vam da vidite samo one podatke za koje smatrate da odgovaraju i sakrijete ostatak. Ako je potrebno, skriveni podaci uvijek se mogu vratiti u vidljivi način rada.

Da biste koristili ovu funkciju, postanemo na bilo kojoj ćeliji u tablici (a po mogućnosti u zaglavlju), ponovno kliknite gumb "Sortiraj i filtriraj" u okviru "Uredi". No, ovaj put na prikazanom izborniku odaberite stavku "Filtar". Također možete jednostavno pritisnuti Ctrl + Shift + L umjesto ovih akcija.

Omogućivanje filtra u programu Microsoft Excel

Kao što možete vidjeti, u ćelijama s imenima svih stupaca pojavljuje se kvadratna ikona u kojoj je napisan trokut okrenut naopako.

Ikona filtra u programu Microsoft Excel

Kliknite na ovu ikonu u stupcu prema kojem ćemo filtrirati. U našem smo slučaju odlučili filtrirati po imenu. Na primjer, moramo ostaviti podatke samo radniku Nikolayevu. Zato uklonimo oznaku od imena svih ostalih zaposlenika.

Postavke filtra u programu Microsoft Excel

Kada je postupak završen, pritisnite gumb "OK".

Primjena filtra u Microsoft Excel

Kao što vidite, u tablici je bilo samo redaka s imenom radnika Nikolayeva.

Filtar se primjenjuje u programu Microsoft Excel

Mi ćemo komplicirati zadatak i ostaviti u tablici samo podatke koji se odnose na Nikolaev za treće tromjesečje 2016. godine. Da biste to učinili, kliknite ikonu u datoteci "Datum". Na otvorenom popisu označite mjesece "Svibanj", "Lipanj" i "Listopad", budući da se ne odnose na treći kvartal, a zatim kliknite gumb "U redu".

Nanesite filtar prema datumu u Microsoft Excelu

Kao što možete vidjeti, ostali su samo podaci koji su nam potrebni.

Filtriranje po datumu primjenjuje se u programu Microsoft Excel

Da biste izbrisali filtar na određenom stupcu i da biste prikazali skrivene podatke, ponovno kliknite ikonu koja se nalazi u ćeliji s naslovom ovog stupca. U otvorenom izborniku kliknite stavku "Ukloni filtar iz ...".

Brisanje filtra po stupcu u programu Microsoft Excel

Ako želite podesiti filtar u cjelini prema tablici, morate pritisnuti gumb "Sortiraj i filtriraj" na vrpci i odaberite stavku "Obriši".

Očistite filtar u Microsoft Excelu

Ako želite potpuno ukloniti filtar, kao u slučaju pokretanja, na istom izborniku trebate odabrati opciju "Filter" ili upišite tipkovnički prečac Ctrl + Shift + L.

Omogućivanje filtra u programu Microsoft Excel

Osim toga, valja napomenuti da nakon omogućivanja funkcije "Filtriraj", kada kliknete na odgovarajuću ikonu u ćelijama zaglavlja tablice, funkcije sortiranja koje smo prethodno spomenuli dostupne su u izborniku: "Razvrstavanje od A do Z" , "Razvrstavanje od I do A" i "Sortiranje po boji".

Sortiranje postavki u filtru u programu Microsoft Excel

Pouka: Kako koristiti AutoFilter u Microsoft Excelu

Pametna ploča

Razvrstavanje i filtriranje također se može aktivirati okretanjem područja podataka u kojem radite u takozvanu pametnu tablicu.

Postoje dva načina za stvaranje "pametne tablice". Da biste iskoristili prvu, odaberite cijelo područje tablice i na kartici "Početna" kliknite gumb "Format kao tablica". Ovaj gumb nalazi se u alatu "Stilovi".

Zatim odaberite jedan od omiljenih stilova na popisu koji se otvori. Izbor tablice neće utjecati na funkcionalnost tablice.

Oblikovanje kao tablica u programu Microsoft Excel

Nakon toga pojavit će se dijaloški okvir u kojem možete promijeniti koordinate tablice. No, ako ste prethodno pravilno dodijelili područje, ne morate ništa drugo učiniti. Glavna stvar, obratite pozornost, da je o parametru "tablice s naslovima" bilo krpelja. Zatim kliknite gumb "U redu".

Odaberite raspon u programu Microsoft Excel

Ako se odlučite za drugu metodu, morate odabrati cijelo područje tablice, ali ovaj put idite na karticu "Umetni". Dok se ovdje, na vrpci u alatni okvir "Tablica", trebate kliknuti na gumb "Tablica".

Stvaranje tablice u programu Microsoft Excel

Nakon toga, kao i posljednji put, otvorit će se prozor na kojem možete prilagoditi koordinate položaja tablice. Kliknite gumb "OK".

Definiranje raspona u programu Microsoft Excel

Bez obzira na to kako ga upotrebljavate za stvaranje pametne tablice, završite s tablicom u kojoj su ikone filtara koje smo prethodno opisali već instalirane u ćelijama kapica.

Filtriranje u pametnoj tablici u programu Microsoft Excel

Kada kliknete na ovu ikonu, sve iste funkcije bit će dostupne kao kod pokretanja filtra na standardni način putem gumba "Sortiraj i filtriraj".

Filtriranje u pametnoj tablici u programu Microsoft Excel

Pouka: Kako stvoriti tablicu u programu Microsoft Excel

Kao što možete vidjeti, alati za sortiranje i filtriranje, kada se pravilno upotrebljavaju, mogu uvelike olakšati korisnicima rad s tablicama. Posebno relevantno pitanje njihova korištenja postaje ako tablica bilježi vrlo veliku količinu podataka.